TÔNG HỢP NHỮNG LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG MÁY SCAN
Scan là chiếc máy hỗ trợ lưu trữ và sao chép giấy tờ giúp bạn dễ dàng bảo quản cả trên máy tính ở dạng bản mềm hoặc ở dạng bản cứng trên giấy. Máy Scan cho phép bạn sao chép lại y nguyên một bản tài liệu nào đó từ chữ ký cho đến con dấu vì vậy nó sẽ giữ được giá trị cho bản tài liệu đó trong khoảng thời gian bản chính được trình ra. Dưới đây là những lợi ích mà máy Scan mang lại cho văn phòng:
-
Kích thước máy scan nhỏ gọn phù hợp với mọi vị trí trong văn phòng
So với những chiếc máy văn phòng khác thì máy scan có kích thước khá nhỏ gọn cho nên nó có thể đặt ở mọi vị trí trong văn phòng. Với ưu điểm này nó sẽ giúp văn phòng làm việc trở nên gọn gàng và rộng rãi hơn. Máy scan hiện nay cũng có giá thành khá hợp lý với nhiều doanh nghiệp vì vậy mà nó ngày càng được sử dụng phổ biến hơn.
-
Giảm nguy cơ bị mất tài liệu
Với công việc bận rộn mà mỗi người hiện nay phải đảm nhận thì việc bị quên hay làm thất lạc tài liệu là trường hợp xảy ra khá phổ biến. Đối với những loại tài liệu quan trọng thì nó sẽ gây nên những hậu quả nghiêm trọng đối với doanh nghiệp. Ví dụ như bạn có thể mất cơ hội kinh doanh hoặc mất hóa đơn thì doanh nghiệp của bạn sẽ chịu mức phạt nặng trước các cơ quan thuế nhà nước. Máy scan văn phòng chính hãng sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong trường hợp này. Việc số hóa tài liệu sẽ giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa nguy cơ mất thông tin, tài liệu nghiêm trọng bằng cách scan tài liệu đó và lưu trữ trong một kho dữ liệu riêng của doanh nghiệp. Máy scan được xem như là một chiếc máy ảnh chuyên dụng trong văn phòng.
-
Máy scan văn phòng cải thiện năng suất làm việc của nhân viên
Khi tài liệu của bạn đã được scan và lưu trữ trong hệ thống của đơn vị thì khi cần nhân viên sẽ gõ tên tài liệu trong ô tìm kiếm là sẽ thấy ngay thông tin cần thiết cho mình. Việc làm này sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho bạn từ đó công việc sẽ được giải quyết một cách nhanh hơn, thời gian còn lại bạn có thể sử dụng để làm những công việc khác.
-
Dễ dàng tìm kiếm thông tin tài liệu ở mọi lúc mọi nơi
Với hệ thống tài liệu được số hóa và lưu trữ trong một kho dữ liệu riêng thì bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thiết bị khác nhau. Ngoài ra, những chiếc máy scan hiện đại cũng được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba. Đây là những ưu điểm tuyệt vời giúp người dùng có thể truy nhập và tìm kiếm thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi.
-
Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Việc các loại tài liệu được lưu trữ ở dạng số và được cài đặt mã truy cập sẽ giúp thông tin được bảo mật một cách an toàn cho doanh nghiệp. Tài liệu qua máy scan sẽ được quét lại thành hình ảnh dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số hiện đại để xác thực nội dung.
XEM THÊM: MÁY SCAN VÀ MÁY PHOTOCOPY KHÁC NHAU NHƯ THẾ NÀO?
-
Scan giúp hỗ trợ khôi phục tài liệu sau thảm họa
Những thảm họa thiên nhiên hoặc các tai nạn bất ngờ đáng tiếc có thể xảy ra bất cứ lúc nào và nếu là tài liệu ở dạng bản cứng dưới dạng giấy tờ thì sẽ rất dễ bị mất hoặc hỏng. Lúc này, vai trò của chiếc máy scan trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi tài liệu khi scan sẽ được kết nối với máy tính và được sao lưu trên công cụ đám mây một cách thường xuyên và liên tục. Vì vậy, khi tài liệu bản cứng mất đi thì bạn vẫn còn bản tài liệu được được scan và lưu trữ trên hệ thống này.